5 Tips para mejorar el control de almacén

Por Rafael Vera

Mantener el control efectivo en el almacén es de suma importancia para la productividad de una empresa. Intentar llevar esta gestión de manera tradicional genera, en muchas ocasiones, diversos errores que impactan negativamente el cumplimiento de nuestros objetivos.

La buena administración de un almacén facilita el logro de ahorros potenciales. Una empresa que quiera ser competitiva deberá calcular y valorar las ventajas que puede generarle tener un control exacto de su almacén.

Tips para mejorar el control de almacén

En el mundo de los almacenes existen algunos lineamientos comprobados por los expertos que pueden ser fundamentales para mejorar la operatividad de las gestiones asociadas. Les indicamos a continuación 5 tips que pueden ser de utilidad:

1. Delimitación clara de todas las áreas funcionales del almacén: Debe existir un área para la función de “recepción”, al igual que un área para “almacenaje”, separada por espacios de picking y espacios pulmón o reserva de productos, con locaciones o slotting identificados con etiquetas que definan pasillos, estantería, altura y laterales. También debe considerarse un área de “packing” o “preparación” y finalmente un área de “despacho”.

2. Documentación obligatoria en los puntos de entrada y salida: Es indispensable tanto en el punto de entrada de mercancías, como en el punto de salida de almacén, establecer cuál es la documentación necesaria para que pueda registrarse correctamente la operación. Es fundamental que un documento de recepción o despacho físico o electrónico permita visualizar la fecha, el número de documento objeto de la transacción (orden de compra, factura, nota de entrega, pedido), el proveedor que originó la entrada o el cliente que generó la salida, los códigos de productos asociados y las cantidades que se están movilizando. En ocasiones, dependiendo del tipo de inventario será de suma importancia registrar fechas de vencimiento, lotes y seriales. Y no debe faltar un recuadro de firmas (manual o electrónica) que certifique que el responsable de la operación verificó y confirmó en qué condiciones se produjo la transacción de entrada o salida.

3. Automatización de transacciones: Un factor diferenciador para mejorar las funciones de operarios en la bodega es la posibilidad de automatizar las gestiones regulares de almacén, incorporando tecnología móvil que permita registrar en tiempo real las entradas, movimientos internos y salidas de materiales. Automatizar implica componentes de infraestructura, hardware y software que establezca cada uno de los procesos de almacén. Por ejemplo, se puede considerar infraestructura de radiofrecuencia o wifi en todas las áreas de bodega que permita a dispositivos móviles tener comunicación directa con la plataforma de software que sea seleccionada. Obviamente el hardware será el segundo componente a considerar que implica computadores personales, dispositivos móviles con lectores de código de barra, impresoras de reportes y etiquetas, entre otros. Y como tercer componente el software, conformado por herramientas de gestion de inventario o WMS (Warehouse Management System) que interactúa en los procesos con el apoyo del hardware e infraestructura mencionados.

4. Identificación de productos: Se hace de suma importancia que cada uno de los productos disponibles en almacén se encuentren perfectamente identificados en sus distintas unidades de medida o presentación. Eso implica que desde la unidad de almacenaje primaria (pallet o estiba) se incorporen etiquetas, letreros o habladores que permitan visualizar el producto que está involucrado y sus características básicas (código, descripción, vencimiento y lote). Luego en las unidades de menor tamaño: caja, display y unidad suelta debe mostrarse en etiquetas o texto pre-impreso, además del código y la descripción, el código de barras que lo identifica y con el cual se facilitará la gestión de registro de entradas, almacenaje, recolección y salidas.

5. Conteos cíclicos regulares y chequeo aleatorio de stock: Si bien el control de entradas y salidas debe ser riguroso y con entes contralores verificando su correcta ejecución, se hace imperativo tener grupos de trabajo independientes haciendo conteos cíclicos a los productos en almacén que permita corroborar que las existencias teóricas corresponden con las existencias físicas de los mismos. Esa rutina preferiblemente debe realizarse con mayor énfasis sobre los productos que tiene mayor rotación, sin descuidar aquellos de bajo movimiento. La frecuencia de un conteo cíclico dependerá del volumen de transacciones que se realizan en el almacén. Sin embargo, la tendencia debe ser a realizar la mayor cantidad de conteos posibles para detectar diferencias en el momento que se están generando y aplicar medidas correctivas de forma inmediata.

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