Recepción de Mercancías: Actividad fundamental en la gestión de la cadena de suministro
Recepción de Mercancías: Actividad fundamental en la gestión de la cadena de suministro
La recepción de mercancías es uno de los procesos fundamentales en el flujo operativo de la cadena de suministro. Continuamente llega nueva mercancía que almacenar, por lo que es necesario buscar la forma de agilizar las operaciones de entrada, haciéndolas más exactas y eficientes y esto sólo puede lograrse con herramientas que suministren un alto desempeño al personal responsable de tal operación.
El primer paso en el proceso de recepción es la entrada propiamente de la mercancía lo que está documentado usualmente en una orden de compra o nota de entrega, que pudiera ser cargada a un software WMS (Warehouse Management System) de forma manual con la lectura de ítem por ítem, o semi-automática donde la información está contenida en un formato de archivo compatible con el sistema y un operador es el encargado de proceder a indicar cuáles órdenes cargar, o totalmente automático a través de un enlace o conexión directa con un software ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema administrativo.
Se podría dividir la recepción en tres procesos básicos:
1. Entrada de mercancías
2. Etiquetado
3. Almacenamiento
A continuación detallamos cada proceso:
1. Entrada de mercancías:
Planificar la llegada de la mercancía a recibir ahorra tiempo y dinero a la organización. También ayuda a reducir el número de incidencias.
Es recomendable que este proceso tenga zonas en el almacén pre-definidas que siempre estén preparadas para cumplir con el objetivo.
Una vez llega la mercancía comienza el proceso de desembarco y registro de ingreso. Para agilizar este punto se puede contar con dispositivos móviles e ir realizando lecturas a los códigos de barra de las etiquetas de los productos, con lo cual se garantiza una disminución de los errores en la identificación del material a recibir. Si previamente la orden de compra está registrada a nivel de sistema, se puede tener la certeza de que el producto y la cantidad que se recibe es exactamente igual a lo esperado. En el caso de detectar alguna discrepancia el sistema deberá estar alineado con las normas internas de cada empresa sobre cómo tratar la situación. Por ejemplo, se pudieran emitir alertas al departamento de procura a través de un correo automático para que autorice el ingreso, o contar con ubicaciones exclusivas previamente definidas en el WMS para que los productos permanezcan allí mientras se deciden las acciones a ejecutar sobre los mismos. Cuando usamos dispositivos móviles surge una ventaja adicional en empresas que reciben productos con etiquetas que utilizan la codificación EAN-128 o GS1-128, como por ejemplo productos del sector farmacéutico y alimenticio, ya que con sólo realizar una lectura se procede a registrar el código, lote y vencimiento del producto, lo que reduce los errores humanos y agiliza el registro.
En los casos en los cuales las reglas de negocio indican que no existe una orden de recepción, un software WMS tiene que tener la capacidad de registrar la entrada sin este documento. Un ejemplo de esto se presenta en empresas de la industria textil, que eventualmente realiza recepciones completamente a ciegas, sin tener conocimiento exacto de que se recibe ni en qué cantidad. El software debe tener la capacidad de realizar recepciones por etapas: Una primera donde solamente se realiza el conteo de las cajas y se emite una etiqueta que permite identificarla y posteriormente una segunda etapa donde se procede a abrir cada caja para comenzar la identificación de cada una de las piezas que son parte de su contenido.
Adquirir un software que agilice los procesos de recepción del almacén y principalmente que se adapte al modelo de negocio permite realizar recepciones eficientes y garantiza organización en el flujo de datos y trabajo, minimizando errores, ahorrando tiempo y proporcionando veracidad en los inventarios.
Si desea conocer más sobre este tema, esté atento a una próxima publicación donde abarcaremos el resto de los procesos de recepción.
En lýseis ponemos a su disposición nuestros conocimientos en sistemas logísticos para facilitar la elección de un software que se adapte a su modelo de negocio.