TMS
¿Qué es un Tracking Management System (TMS)?
Como lo indica su nombre en inglés, el Tracking Management System (TMS) es una solución de tecnología aplicada, diseñada para apoyar los procesos inherentes al ciclo de distribución de productos.
El módulo TMS del CAVV3pl es un software de última generación que le permitirá controlar de forma fácil y eficiente la optimización de rutas, y conocer en tiempo real la posición de los transportes de carga, para establecer las horas exactas de entrega y registrar si ocurre alguna incidencia en la vía.
Ventajas
Contar con un TMS dentro de su empresa le permitirá obtener múltiples ventajas para tener un mejor control de las actividades del área de tráfico, tales como:
Gestión de las operaciones de distribución de forma centralizada
Información de rutas y entregas en tiempo real
Incorporación de tecnología móvil
Reducción del índice de error en operaciones
Viabilidad de enlazar al ERP de su empresa
¿Cómo optimiza los procesos de distribución?
El Tracking Management System (TMS) permite una optimización total en los procesos de distribución de su empresa, basándose en tres pilares:
¿Cómo funciona?
Eficiencia en la carga
- Planifique de forma óptima el transporte de carga que despachará los pedidos de clientes finales y aquel que realizará las transferencias de mercancías. Seleccione el vehículo más apropiado y consolide las cargas de diferentes clientes al mismo destino o bien, de diferentes pedidos hacia la misma zona.
- Además, lleve un registro de todos los vehículos utilizados, conductores asignados y de los viajes realizados por cada vehículo.
Manejo y optimización de rutas
- Controle las rutas que se utilizan regularmente en la entrega de sus productos, estableciendo distancias y tiempos de recorrido.
- Optimice los trayectos para llegar al cliente final.
Seguimiento al despacho
- Realice un registro exacto de los tiempos que dedica cada transportista en la entrega de mercancías desde la salida del almacén hasta la llegada al destino final.
- Analice la cantidad de entregas realizadas en un mismo vehículo, el índice de devoluciones y el tiempo de retorno del transportista.
- Verifique el envío del documento de entrega al área correspondiente (legalización de documentos).
Estatus de entregas en tiempo real
- Los jefes de tráfico pueden disponer en todo momento de informes y/o consultas que permiten conocer a detalle el estatus de cada entrega, así como también detectar a tiempo aquellos eventos que pueden salirse de su curso regular.
Control de flota de transporte
- Conozca con exactitud las características de cada vehículo y conductor que opere tanto en su propia flota como en la(s) empresa(s) transportista(s) subcontratada(s) que maneje.
- Revise la disponibilidad de todos los vehículos.
- Determine cuáles han realizado correctamente sus entregas.
Estadísticas de entregas
- Conozca el historial de entrega por zonas, clientes/cadenas de clientes, tipo de producto o transportistas específicos.
- Analice esta información por peso, volumen o niveles de venta y utilícela para negociar tarifarios con su flota subcontratada.
Pasivos a transpotistas
- Registre la negociación de tarifas con empresas de transporte y aproveche que el TMS calcula de forma automática el costo de cada flete para llevar una constancia de las cuentas por pagar asociadas a cada transportista.
Generación de facturas
- Calcule los montos a facturar para cada cliente, basados en múltiples variables: peso, volumen, porcentajes/ventas, destinos, peso por destino, volumen por destino, etc.
- Genere proformas de facturación para facilitar la gestión administrativa.
Integración con ERP
- Puede enlazar toda la información electrónicamente con el ERP de su empresa.
- Se han realizado integraciones efectivas con sistemas como SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Epicor, así como con desarrollos propios.
Con toda esta información, puede generar indicadores de gestión que le permitan tomar decisiones apropiadas para mejorar sus operaciones
¿Qué tipo de empresas lo requieren?
En el caso de las empresas grandes, la implementación de un TMS resulta de vital importancia cuando se encuentran en alguna de las siguientes situaciones:
- Manejan un volumen alto de vehículos y conductores, propios o tercerizados
- Su gestión está dividida entre múltiples empresas transportistas
En el caso de las PyMes, también es recomendable adoptar este tipo de soluciones, ya que permite tener un control eficaz de las actividades de distribución desde un inicio, manteniéndolo así conforme va creciendo la operación de la empresa.
Para conocer más a profundidad cómo un TMS puede beneficiar a una PyMe, le invitamos a lea el siguiente artículo de blog:
Asimismo le invitamos a consultar nuestro artículo titulado “TMS ¿para quién y por qué?”, en el cual encontrará una pequeña guía de indicadores que le ayudarán a determinar si su empresa requiere la adopción de una solución TMS.
¿Cómo se implementa?
El proceso de implementación del TMS puede durar entre 12 y 18 semanas aproximadamente. Cada etapa está planeada cuidadosamente para otorgar un servicio de primera a nuestros clientes, escuchándolos y diseñando una solución integral totalmente a su medida para que ellos puedan obtener el máximo provecho de nuestro software.
Análisis de requerimientos
En esta etapa se realizan sesiones de trabajo con los equipos de las áreas correspondientes de la empresa y con los proveedores de otras tecnologías de la información (TI) para realizar un diagnóstico general de la operación logística de la empresa.
- Análisis de madurez de los procesos de distribución.
- Identificación de oportunidades de mejora.
- Elaboración del plan detallado de trabajo para la implementación del TMS.
- Documentación de ajustes requeridos.
- Mapa de enlaces electrónicos.
Diseño y desarrollo
En esta etapa se configura como tal la solución del TMS con base en un arduo análisis de la información recabada durante el diagnóstico realizado en la fase anterior.
- Análisis del costo/beneficio.
- Desarrollo de enlaces electrónicos.
- Ajustes a la configuración de la solución.
- Diseño del plan de implementación de oportunidades de mejora.
- Preparación del plan de simulaciones.
Implementación y pruebas
En esta etapa se comienza a ejecutar el plan de implementación del TMS y se realiza la primera serie de pruebas.
- Instalación del ambiente servidor.
- Configuración de la infraestructura.
- Simulación 1 (solución, enlaces y datos).
- Ajustes necesarios al software, enlaces y datos.
Preparación y puesta en marcha
En esta etapa se realiza la segunda serie de pruebas junto con los ajustes necesarios para poder llevar a cabo la implementación definitiva del TMS.
- Simulación 2 y ajustes (solución, enlaces y datos).
- Preparación y ejecución del plan de puesta en marcha (Día D).
- Capacitación formal a todo el personal que interactuará con el sistema.
- Definición y activación de las políticas de respaldo.
Lanzamiento y soporte
En esta última etapa se inicia la operación del área de distribución con el TMS ya activo. A su vez, comienza nuestro plan de soporte continuo, en el cual puede recibir la atención de soporte en las instalaciones de su empresa o vía remota.
- Inicio de actividades de distribución con la nueva solución.
- Monitoreo y ajustes finales.
- Acompañamiento.
- Desarrollo continuo de mejoras.
Tecnología móvil en un TMS
Una gran ventaja que ofrece una herramienta TMS en la actualidad es la incorporación de tecnología móvil en su sistema.
En el caso del CAVV3pl, tanto sus conductores como los de la flota afiliada podrán visualizar sus tareas pendientes, dejar constancia del estatus de entrega y registrar incidencias en la vía a través de sus teléfonos inteligentes (smartphones) con nuestra aplicación CAVV3pl SP. Asimismo usted podrá conocer la ubicación de sus vehículos en tiempo real.
En caso de que algún conductor no cuente con un smartphone, se puede activar un mecanismo de registro en la base de datos vía mensajería de texto (SMS), actualizando de igual manera cada actividad realizada por el transportista en tiempo real.
Con el aplicativo de CAVV3pl Webtracking, usted podrá dar seguimiento a toda su operación de distribución desde cualquier equipo con acceso a Internet. Además, con esta aplicación podrá visualizar y enviar estadísticas de los principales indicadores de su operación como: despachos realizados, vehículos utilizados en un determinado periodo de tiempo, etc.
¿Cómo se complementa el TMS con un WMS?
Cuando se está considerando implementar un TMS en la compañía, es conveniente evaluar la opción de implementar también un Warehouse Management System (WMS), ya que de esta forma usted puede maximizar la eficiencia en todos los procesos de su cadena de suministro al tener una gestión más completa de todas las actividades involucradas.
Gracias al sistema que maneja el CAVV3pl, los procesos de almacén -controlados por el WMS- y del ciclo de distribución de productos, se pueden enlazar electrónicamente a través de la misma plataforma, manteniéndolos en perfecta sincronización para darle un valor agregado aún mayor a sus operaciones.
Le recomendamos leer los artículos de blog que mostramos a continuación para que conozca más sobre la integración de ambos sistemas y los beneficios que se pueden obtener al implementar ambas soluciones.