¿Cómo preparar tu empresa para implementar un TMS?
¿Cómo preparar tu empresa para implementar un TMS?
El hecho de implementar un Tracking Management System (TMS) para llevar un control más preciso en la área de tráfico de una empresa, se traduce, en la mayoría de los casos, en tiempos de planificación más eficientes (pueden reducirse hasta un 20%) y el número de entregas desiertas o no atendidas reducidas al mínimo nivel.
Estos beneficios, entre muchos otros, son atribuibles a la posibilidad de manejar múltiples transacciones de manera eficaz y generar históricos en una base de datos, que permiten tener acceso a información útil para la toma de decisiones mediante búsquedas rápidas.
*Fuente: Rafael Vera, Director General.
Adquirir un TMS y la implantación exitosa de esta herramienta para lograr los objetivos trazados, requiere llevar a cabo la siguiente serie de pasos:
1.Digitalización de la información
Debe asegurarse que la información (input) inicial necesaria para el funcionamiento del software esté en medios electrónicos de manera que pueda ser utilizada por el TMS.
Si usted cuenta con servicios de transporte tercerizados, es indispensable que los contacte para informarles sobre el proyecto de adopción del TMS y preguntar si pueden compartir la información pertinente de los conductores y vehículos.
2.Definición de un usuario líder
Lo más recomendable es que dentro del área de tráfico se establezca un líder de proyecto para llevar a cabo la implantación. Éste debe ser una persona autorizada para otorgar los permisos correspondientes y debe saber comunicar las indicaciones a los demás operarios.
3.Verificación de la infraestructura
Es un paso clave a realizar antes de la implantación. Es muy importante corroborar que su infraestructura tecnológica actual sea adecuada para soportar el funcionamiento del TMS. Debe contar con dispositivos que tengan conexión a Internet, con sistemas de localización en los vehículos de carga y debe asegurarse de que los servidores de su empresa tengan la capacidad requerida.
4.Coordinación con otras áreas involucradas
La instalación de un TMS implica ponerse de acuerdo con el personal de otras áreas de la organización, tales como:
Almacén: Gestión de despachos.
Ventas: Conocer los tiempos establecidos de atención a clientes.
Finanzas: Evaluar la inversión del TMS y coordinar el intercambio de información necesaria para los módulos de facturación y pasivos a transportistas del software.
Tecnología: Instalación y adecuación de infraestructura. Configuración de enlaces electrónicos dentro de las diversas plataformas que tenga la empresa.
5.Capacitación del personal
Una vez instalado el software, el proveedor de su TMS debe ofrecerle un programa de entrenamiento en línea o in site (en sitio). Está comprobado que la curva de aprendizaje promedio es de 15 a 20 días para que el operario pueda trabajar con la herramienta de manera fluida. No obstante, el punto óptimo de aprendizaje se alcanza 60 días después de la implantación.
Adicional a lo anterior, su proveedor de TMS debe brindar todos los lineamientos por escrito, así como realizar sesiones de Q&A con el personal de las áreas involucradas para diagnosticar de mejor manera las necesidades que la empresa tiene actualmente.
Con una preparación oportuna, el ciclo de implantación se acorta evitando que sea tedioso e inefectivo; así, sus operarios podrán sacar el máximo provecho de la solución.
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